会議を有意義にしたい!

何が目的かわからない会議

時間ばかりが過ぎていく会議

意見がなかなか出ない会議

みなさんはこのような会議の経験はありませんか?

僕はときどき会議の司会をすることもあるのですが、なかなか意見が出ないと困ってしまいます。
そんな時は誰かを指名をして何か意見を言ってもらうのですが、発言してもらった意見に対してなかなかいいコメントを返すことができません。

その発言に関連する意見を出してもらうために、他の人に話をふって議論を深められたらと思うのですがなかなかうまくいかないですね。

今日は、そんな会議について考えてみたのでまとめてみたいと思います。

会議を有意義にするには!?

まず、会議を有意義にするにはその会議の目的をはっきりとしないといけません。

そしてその目的を参加者で共有することが大切です。

私がかってに会議の種類を6つに分けたので、それぞれ考えていきたいと思います。
会議といっても人が一同に集まることを広い意味での会議としたので、セミナー・研修や式なんかも会議の分類に入っています。

1.報告・連絡(情報共有)の会議

報告・連絡の会議は開催される頻度も多いと思います。
私の会社でも週に1回、仕事で困ったことなどを共有する会議を実施しています。

他のスタッフが困ったことや、失敗談などを共有してくれるので、自分がそのような状況になった時はどのように行動すればいいか考える機会になっています。

このような形式の会議でも、会議が始まってから意見を出すのではなくて、社内のチャット等を使って前もって意見を出してもらっておけば、会議の時間をディスカッションに多く当てれて効果が高くなると思います。

2.スケジュール確認の会議

スケジュール確認の会議は期日を明確にして、チームで働く際にいつまでに何をやると情報を共有するための会議です。

このような会議はカレンダーアプリで共有することもできるし、SNSで予定は共有できるので特にやらなくてもいい会議です。

3.教育・コーチング・研修

これは、トレーニング・勉強会・研修といった名前で多くの会社でやっていることだと思います。

新人研修など定期的に開催されるものも多いです。

教育はとても大切なのですが、何度も人を集めて講師が同じ話をするとなると時間のムダになってしまいます。

このような研修は1回やったら、内容をビデオカメラなどで撮影しておいて共有し、いつでもオンラインで自己学習できるようにすべきでしょう。

4.アイディア出しの会議

この会議ではいわゆるブレインストーミングなどをして、いろいろアイディアを出します。

みんなが集まっていろいろ意見を出し合うのもいいですが、これも、社内のチャットやSNSで思いついた時に投稿する形でいいと思います。

僕はブログのネタを思いつくのは机に座ってネタを考えている時ではなくて、仕事で困ったことがあった時や自分の知識不足を痛感して勉強しようと思った時、などが多いので。
そのような状況になった時に投稿すればいいと思います。

5.区切る会議(セレモニー・式・イベント的)

区切る会議は仕事納めや学校でいう所の始業式、終業式のようなイメージです。

特にやらなくてもいいと思いますが、式の後に懇親会がセッティングされていることも多いと思うので、コミュニケーションの場として活用されるのが多いと思います。

6.意思決定・方針決定の会議

方針決定の会議は会社では僕はあまりやったことがありません。
経営会議だったり、役員会議だったり決定権をもつ人たちが集まって議論する場というイメージがあります。

しかし、考え方を変えてみると方針決定で話し合うことは日常生活ではかなり多いのではないでしょうか?

友人と遊びにいく場所を決めたり、家族で休日に何をするか決めたりする時など、人が2人以上集まって何かを決定することはかなり多いと思います。

前もってLINE等で話あっていたとしても、集合して行動する中での状況の変化に応じて話し合う必要性が出てきます。

まとめ

会議についていろいろ調べてみて、意外と人が絶対集まらないといけない会議は少ないのだと感じました。
効率のいい司会進行をしていい会議にできればと思います。

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